(一)建立儀器設備檔案

儀器設備檔案是正確使用儀器設備，考核和評價儀器設備完好程度的重要依據(jù)。儀器設備的技術檔案內(nèi)容主要分為兩大部分，即原始檔案和使用檔案。所有對測試結果有影響的儀器設備均應建立儀器設備使用檔案，并對儀器設備進行統(tǒng)一編號和管理。實驗室應設專人負責儀器設備檔案的建立，負責儀器設備的校準、維修和狀態(tài)控制。大型儀器設備應設有儀器設備主管人，并根據(jù)文件要求，負責儀器設備的日常維護和保養(yǎng)。

1.原始檔案

原始檔案包括儀器設備的申請報告(論證報告),訂貨合同和驗收記錄，以及隨儀器設備帶來的全部技術資料(如：儀器設備的結構原理圖、電路圖、出廠檢驗單及合格證、使用說明、附件及備品備件明細表等),原始檔案還包括根據(jù)儀器設備所建立的設備檔案冊，具體內(nèi)容如下：

(1)設備名稱、生產(chǎn)廠家、型號、設備編號、價格、存放位置、設備的到貨日期、啟用日期及主管人等，收到時的狀態(tài)(新、舊、重新調(diào)試)。

(2)儀器設備操作手冊、使用維護說明書及操作規(guī)程(可單獨存放于使用區(qū)域)。

(3)儀器設備驗收及調(diào)試報告。

(4)儀器設備的計量/校準記錄。

(5)儀器設備維修記錄。

(6)儀器設備維護要求。

(7)如果儀器設備已不在實驗室，則應在清單上注明其最后一次的使用時間和原因。

2.使用檔案

儀器設備的使用檔案包括工作日志和維護保養(yǎng)記錄等。工作日志主要記錄儀器設備每次使用的操作人員、操作時間、儀器設備運行情況、工作內(nèi)容及結果等，是考核儀器設備使用效益的重要依據(jù)。維護保養(yǎng)記錄主要記錄儀器設備的故障現(xiàn)象、原因、排除故障的措施、維修記錄、校準及核查記錄等技術指標。使用檔案是儀器設備性能和技術指標的歷史記錄，也是考核儀器設備技術狀態(tài)的依據(jù)。

為了保證儀器設備的原始狀態(tài)和唯一性，在每一臺儀器設備附近應設置儀器設備標牌，內(nèi)容可包括儀器設備名稱(中/英)、型號、設備編號、價格、生產(chǎn)廠家、啟用日期和主管人等信息。

（二）儀器設備的標識

儀器設備的標識主要包括資產(chǎn)標識、計量合格標識、停用標識和儀器設備標牌等。

1.資產(chǎn)標識

每臺儀器設備有一個資產(chǎn)標識，并粘貼在儀器設備的顯眼位置，標識內(nèi)容包括設備名稱、統(tǒng)一編號、使用部門和保管人等。有條件的實驗室還可將資產(chǎn)標識加上條形碼便于進行信息化管理。這種條形碼可批量印制或電子系統(tǒng)生成，其長、寬一般約4cm和3cm,粘貼性能好、顏色自定(注意與其他標識易于區(qū)別),格式與內(nèi)容見圖1。

實驗室儀器設備的管理、使用及原則

圖1 資產(chǎn)標識示意圖

2.計量合格標識

計量設備應有計量標識，標識內(nèi)容包括設備名稱、統(tǒng)一編號、溯源單位、有效期和簽發(fā)人等。計量部分合格但可降級使用的還應用醒目顏色予以標識(如：黃色)并注明降級后的使用范圍。格式與內(nèi)容見圖2。

實驗室儀器設備的管理、使用及原則

圖2 計量合格標識示意圖

3.停用標識

停用的儀器設備有一個停用標識(一般為紅色),內(nèi)容包括設備名稱、統(tǒng)一編號、停用原因、有效期和簽發(fā)人等。格式與內(nèi)容見圖3。

實驗室儀器設備的管理、使用及原則

圖3 停用標識示意圖

4.設備標牌

大型設備或?qū)υ囼灲Y果有直接重要影響的關鍵設備可設置設備標牌，上面注明操作規(guī)程說明和主要儀器信息。

(三)儀器設備使用保管人

每臺儀器設備有1位專門的使用保管人，負責該儀器設備的使用或保管，大型儀器設備可增加儀器設備保管人。

(四)培訓

儀器設備投入正常使用前，設備管理部門或使用部門可根據(jù)需要組織供貨方對使用部門的人員進行技能培訓。對于大型儀器設備和(或)經(jīng)使用部門認定為重要的儀器設備，要編制儀器設備操作指導書和維護檢修規(guī)程，并實行持證上機操作管理。必要時有2位或2位以上使用保管人，確保使用人和儀器設備的安全。

所有儀器設備的使用人員應經(jīng)過專門的技術培訓，獲得相應的技術資格并經(jīng)授權批準后方可上機操作。使用人員在操作時，應嚴格按儀器設備操作指導書的要求開機測試，使用后要認真填寫使用記錄，標明目前儀器設備的運行狀態(tài)。儀器設備的使用和維護說明書以及操作維護指導書等文件，可放在使用人員的工作區(qū)域內(nèi)，便于使用人員及時獲取和使用。

(五)儀器設備環(huán)境

儀器設備所在環(huán)境應符合儀器設備功能要求。如果需移動且可能對儀器設備的性能有影響時，應對其性能狀態(tài)進行確認，必要時應重新校準/計量。大型儀器設備投入正常使用后，未經(jīng)管理部門許可，原則上不得隨意借用和改變原安裝形式與位置。

(六)使用記錄

儀器設備使用管理人員應按GB/T 27025-2008/ISO/IEC 17025:2017和其他相關規(guī)定要求認真做好日常使用記錄。記錄內(nèi)容包括開關機時間、儀器設備運行狀況、檢測對象、檢測項目、使用人等。對于貴重或復雜的儀器設備和(或)經(jīng)使用部門認定為重要的儀器設備，必須有專門的儀器設備使用登記記錄，記錄可以是物理和(或)電子的。

(七)使用率

使用率有日使用率和月使用率等表示方式。

日使用率=每日開機時間/每日正常工作時間×100%

月使用率=每月開機天數(shù)/每月正常工作天數(shù)× 100%

(八)完好率

儀器設備應定期進行檢查，保證在用的儀器設備運行正常，性能達到要求，結構完好，技術資料齊全，無泄露，無安全問題。儀器設備完好率的檢查方法及判定可參見SN/T 1656-2005《檢驗檢疫設備完好通用檢查方法》。

設備完好率＝ 被檢查的設備完好臺數(shù)/被檢查總臺數(shù)× 100%